Cara Meminta Informasi Publik melalui PPID dan Mengajukan Keberatan
Setiap orang berhak memperoleh informasi publik sesuai ketentuan yang berlaku. Hak ini dapat digunakan untuk mengetahui kebijakan pemerintah, mengawasi penggunaan anggaran, atau mendapatkan dokumen yang dibutuhkan untuk kepentingan tertentu. Salah satu jalur resminya adalah mengajukan permintaan kepada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) pada badan publik terkait.
Prosesnya tidak berhenti pada pengajuan permintaan. Jika informasi ditolak, tidak dijawab, tidak lengkap, atau diberikan melewati batas waktu, pemohon dapat mengajukan keberatan kepada Atasan PPID. Berikut tahapan cara meminta informasi publik melalui PPID hingga kemungkinan penyelesaian sengketa di Komisi Informasi.
Mengenal PPID dan badan publik
PPID adalah pejabat atau unit resmi yang mengelola layanan informasi dan dokumentasi pada badan publik. Kanal ini dapat digunakan untuk meminta informasi dari kementerian, lembaga pemerintah, pemerintah daerah, BUMN, dan BUMD, sesuai kewenangan masing-masing.
Sebelum mengajukan permintaan, pastikan informasi tersebut berada dalam penguasaan badan publik yang dituju. Permintaan kepada instansi yang tidak memiliki dokumen yang dibutuhkan dapat memperpanjang proses dan menyulitkan penelusuran.
Langkah cara meminta informasi publik melalui PPID
1. Tentukan informasi yang dibutuhkan
Jelaskan informasi secara spesifik agar badan publik dapat memahami dokumen atau data yang diminta. Hindari permintaan yang terlalu umum. Sebutkan periode, jenis dokumen, kegiatan, atau unit kerja yang berkaitan jika informasi tersebut diketahui.
Pemohon juga perlu membedakan informasi yang memang diminta dari pertanyaan atau analisis yang harus dibuat oleh badan publik. PPID pada dasarnya memberikan informasi atau dokumen yang tersedia sesuai ketentuan, bukan selalu menyusun jawaban baru di luar dokumen yang dikuasainya.
2. Siapkan identitas dan permohonan
Permintaan dapat diajukan secara tertulis atau lisan melalui mekanisme layanan yang disediakan badan publik. Pemohon perlu mencantumkan identitas sesuai prosedur yang berlaku, rincian informasi yang diminta, serta cara penyampaian informasi yang diharapkan jika tersedia.
Permohonan tertulis sebaiknya memuat nama atau identitas pemohon, kontak yang dapat dihubungi, uraian informasi secara jelas, dan tanggal pengajuan. Untuk badan publik tertentu, pemohon mungkin perlu mengikuti formulir atau prosedur administratif yang telah ditetapkan.
3. Ajukan melalui kanal PPID
Sampaikan permintaan melalui layanan PPID badan publik yang bersangkutan. Pengajuan dapat dilakukan secara lisan atau tertulis, sesuai fasilitas dan tata cara yang disediakan. Setelah permohonan diterima, simpan bukti pengajuan dan nomor pendaftaran yang diberikan.
Nomor pendaftaran penting untuk memantau proses dan menjadi bukti bahwa permintaan telah disampaikan. Simpan pula salinan formulir, surat, tanda terima, dan seluruh komunikasi dengan PPID.
4. Tunggu tanggapan badan publik
Badan publik pada umumnya wajib memberikan tanggapan atas permintaan informasi paling lambat 10 hari kerja. Dalam kondisi tertentu, jangka waktu dapat diperpanjang sesuai ketentuan. Jika perpanjangan dilakukan, badan publik harus menyampaikan alasan tertulis kepada pemohon.
Tanggapan dapat berupa pemberian informasi, pemberitahuan bahwa informasi tidak berada dalam penguasaan badan publik, penolakan, atau keputusan lain sesuai aturan layanan informasi. Periksa apakah informasi yang diberikan benar-benar sesuai dengan permintaan dan apakah seluruh bagian yang diminta telah disampaikan.
Memahami informasi terbuka dan informasi yang dikecualikan
Tidak semua informasi yang dikuasai badan publik dapat diberikan tanpa pembatasan. Sebagian informasi dapat dikecualikan karena alasan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan. Karena itu, penolakan tidak otomatis berarti badan publik boleh menutup informasi tanpa penjelasan.
Jika permintaan ditolak karena informasi dikecualikan, badan publik harus menyampaikan alasan penolakan sesuai ketentuan. Dalam keadaan tertentu, badan publik dapat melakukan uji konsekuensi untuk menilai dampak pembukaan informasi dan dasar pengecualiannya.
Pemohon sebaiknya membaca alasan tersebut secara cermat. Apabila hanya sebagian informasi yang dikecualikan, pemohon dapat memeriksa apakah bagian lain yang tidak dikecualikan seharusnya tetap diberikan.
Kapan pemohon dapat mengajukan keberatan?
Keberatan dapat diajukan kepada Atasan PPID apabila permintaan informasi ditolak, tidak mendapat tanggapan, diberikan tidak sesuai permintaan, tidak lengkap, dikenai biaya yang tidak wajar, atau diberikan melewati batas waktu.
Keberatan diajukan secara tertulis paling lambat 30 hari kerja sejak alasan keberatan ditemukan atau sejak pemohon menerima tanggapan badan publik. Agar tidak kehilangan waktu, catat tanggal penerimaan tanggapan dan tanggal ketika informasi seharusnya diberikan.
Isi surat keberatan
Surat keberatan sebaiknya menjelaskan identitas pemohon, nomor pendaftaran permintaan informasi, uraian informasi yang diminta, alasan keberatan, serta tanggapan yang diharapkan. Lampirkan bukti permintaan, tanda terima, surat atau pesan dari PPID, dan dokumen lain yang relevan.
Ajukan keberatan melalui kanal resmi yang ditentukan badan publik. Minta atau simpan bukti bahwa keberatan telah diterima dan diregistrasi. Bukti registrasi diperlukan untuk menghitung batas waktu tanggapan Atasan PPID.
Tanggapan Atasan PPID
Atasan PPID wajib memberikan tanggapan tertulis atas keberatan paling lambat 30 hari kerja sejak keberatan diregistrasi. Tanggapan tersebut seharusnya menjelaskan keputusan badan publik terhadap alasan keberatan pemohon.
Periksa apakah tanggapan menyelesaikan masalah, misalnya dengan memberikan informasi yang sebelumnya tidak lengkap atau menjelaskan dasar penolakan secara memadai. Jika tanggapan tidak memuaskan, pemohon masih memiliki jalur penyelesaian sengketa informasi.
Mengajukan sengketa ke Komisi Informasi
Apabila tanggapan Atasan PPID tidak memuaskan, pemohon dapat mengajukan sengketa informasi kepada Komisi Informasi yang berwenang. Pengajuan umumnya dilakukan paling lambat 14 hari kerja setelah pemohon menerima tanggapan keberatan atau setelah batas waktu tanggapan berakhir.
Dokumen yang perlu disiapkan umumnya meliputi identitas pemohon, bukti permintaan informasi, nomor pendaftaran, surat keberatan, serta tanggapan badan publik atau Atasan PPID jika tersedia. Persyaratan dan tata cara teknis mengikuti prosedur penyelesaian sengketa informasi yang berlaku pada Komisi Informasi berwenang.
Dalam prosesnya, sengketa dapat diselesaikan melalui mediasi. Jika mediasi tidak menyelesaikan persoalan, perkara dapat berlanjut melalui ajudikasi nonlitigasi. Tahapan tersebut memberi ruang bagi pemohon dan badan publik untuk menyampaikan alasan, bukti, serta posisi masing-masing.
Tips agar permintaan informasi lebih tertib
- Ajukan permintaan kepada badan publik yang kemungkinan besar menguasai informasi.
- Gunakan uraian permintaan yang jelas, spesifik, dan tidak menimbulkan banyak tafsir.
- Simpan nomor pendaftaran, tanda terima, salinan surat, dan seluruh bukti komunikasi.
- Catat setiap tanggal pengajuan, tanggapan, keberatan, dan registrasi.
- Periksa kelengkapan informasi yang diberikan, bukan hanya apakah permintaan telah dijawab.
- Ajukan keberatan dan sengketa sebelum batas waktu yang ditentukan berakhir.
Alur ini berlandaskan prinsip keterbukaan informasi publik sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008, standar layanan informasi publik, serta prosedur penyelesaian sengketa yang berlaku. Dengan permintaan yang jelas dan dokumentasi yang rapi, masyarakat dapat menggunakan hak atas informasi secara lebih efektif dan terukur.